Il Garante per la protezione dei dati personali in relazione alle operazioni di valutazioni degli studenti e alla redazione dei verbali degli scrutini scolastici ha enunciato il principio generale della “minimizzazione”, per cui fin dalla fase di redazione di tutti gli atti, pur nel rispetto del principio di adeguata motivazione, non devono essere inseriti dati personali eccedenti, non pertinenti, non indispensabili. Tutto ciò che eccede viola la privacy. Questo vale ampiamente per il verbale degli scrutini, che accompagna e rafforza la pagella e illustra le ragioni delle determinazioni prese dai docenti.
Detta “minimizzazione”, tuttavia non implica affatto una diminuzione nella doverosa ed esaustiva motivazione, altrimenti per rispettare la privacy si rischia di scrivere atti privi di idonea motivazione, destinati a essere annullati dal tribunale amministrativo, appunto, per vizio di motivazione.
E’ ovvio che del verbale, in quanto atto amministrativo, può essere chiesta una copia da parte degli interessati (genitori, studenti, insegnanti, ecc.), e dunque per rispettare la privacy, la stesura del verbale deve rispondere ai principi di pertinenza e non eccedenza rispetto alla finalità. Per finalità si intende la completezza e la legittimità degli atti amministrativi.
La minimizzazione significa verificare che siano indicati i fatti e solo i fatti (gli eventi, gli accadimenti concreti) corrispondenti ai criteri astratti da prendere in considerazione secondo quanto prescritto da leggi, regolamenti e criteri di valutazione in uso. Bisogna, poi, stare attentissimi alle espressioni valutative (ad esempio aggettivi e avverbi): si devono utilizzare quelle espressioni valutative usate direttamente dalla legge/regolamento/norma sugli scrutini e ogni espressione valutativa deve essere immediatamente spiegata con il riferimento a un dato oggettivo che illustra la parola/frase valutativa/soggettiva.
Richiede, infine, attenzione al massimo livello la presenza di dati sensibili (come dati sanitari) e particolari. Questi vanno inseriti nel verbale solo ed esclusivamente quando sono ritenuti indispensabili, cioè quando non se ne può fare a meno a pena di rendere incomprensibile il verbale.
