Roma, 13 dicembre 2022
Preg.mo Dr. Fabrizio Ciprani
Direttore Centrale di Sanità
Dipartimento della PS
Oggetto: certificazione medica di malattia. Adempimenti e procedure di dematerializzazione e semplificazione amministrativa.
Pregiatissimo Direttore,
la circolare della Direzione Centrale di Sanità n.16006, datata 13 settembre 2022 — che fa seguito alla nota n. 850/ALS-7244 del 3 novembre 2006 – nell’intendo di favorire più funzionali forme di comunicazione interna e di coordinamento tra Uffici, ha introdotto nuove procedure di acquisizione, validazione e trasmissione dei certificati medici.
È stato individuato, a tal uopo, il sistema M.I.P.G. web in uso agli Uffici centrali e periferici della Polizia di Stato, quale strumento utile alla gestione informatica dei documenti, ritenuto idoneo e affidabile nel garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni.
Il lavoratore, dunque, in caso di malattia dovrà produrre all’Ufficio di appartenenza, in busta chiusa sigillata, il certificato rilasciato dal medico di assistenza primaria o da medico specialista, completo di diagnosi e prognosi, debitamente timbrato e sottoscritto ovvero in formato digitale o la certificazione rilasciata da una struttura sanitaria in caso di degenza attestante anche il periodo di ricovero.
Secondo le indicazioni, pertanto, l’Ufficio Sanitario acquisisce dall’Ufficio di appartenenza la certificazione sanitaria tramite applicativo M.IP.G. web; i funzionari medici della Polizia di Stato la validano con firma digitale e poi la riassegnano — sempre attraverso l’applicativo M.I.P.G. web all’Ufficio di provenienza.
Apprezzando l’intento di adeguare la Polizia di Stato alle norme che hanno da tempo sancito la dematerializzazione e la semplificazione per la pubblica amministrazione, le indicazioni racchiuse nella richiamata circolare del 13 settembre u.s., stanno generando, purtroppo, incomprensioni e conflittualità sul territorio.
Il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n.196, concernente il codice in materia di protezione dei dati personali, così come integrato e modificato, ha regolato le modalità del trattamento ed i requisiti dei dati, in maniera da ridurre i rischi connessi alla raccolta, conservazione ed elaborazione degli stessi e introducendo garanzie ulteriori per la dignità dell’interessato.
La normativa in argomento, ha quindi determinato misure di trattamento dei dati personali contenuti nei certificati medici inerenti i periodi di temporanea inidoneità del personale della Polizia di Stato, prevedendo che la gestione del dato relativo allo stato di salute, da tenere assolutamente circoscritto, sia effettuato soltanto tra soggetti incaricati allo specifico trattamento.
A questo proposito, è stato infatti disposto con la circolare n. 333-A/9806.B.1.1, del 9 agosto 2004, che gli Uffici di appartenenza del dipendente, tramite personale formalmente designato a trattare i dati relativi allo stato di salute, inoltrino la certificazione medica alla competente Sala Medica, adottando le misure idonee a garantire la riservatezza del dato, anche apponendo sulla busta chiusa la dicitura “contiene dati relativi alla salute” o “contiene dati sensibili”.
In osservanza del rigoroso segreto oltre che al rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, è noto che il dipendente possa avvalersi del sistema del doppio certificato, presentando in busta chiusa il certificato recante sia il provvedimento medico-legale che la diagnosi dell’infermità eventualmente riscontrata, e contestualmente un altro, privo di dati sensibili, indicante esclusivamente la prognosi.
Ciò detto, ha destato più di qualche perplessità l’indicazione contenuta nella circolare dello scorso 13 settembre, laddove al lavoratore viene imposto di produrre un solo certificato, cartaceo o digitale, “completo di diagnosi e prognosi” da produrre all’Ufficio di appartenenza, il quale, tramite il M.I.P.G. web, provvederà a trasmetterlo all’Ufficio Sanitario che, dopo la validazione, utilizzando lo stesso applicativo, lo riassegnerà all’Ufficio di provenienza.
L’altro aspetto che sul territorio sta facendo registrare controversie e difficoltà applicative, anche nell’ambito delle stesse articolazioni degli Uffici e dei Reparti interessati, è la disposizione che regola l’acquisizione della certificazione medica di assistenza primaria realizzata in forma tradizionale, ovvero in formato digitale.
Il formato digitale sembra non essere accettato dagli Uffici Sanitari della Polizia di Stato, poiché la ricezione non è supportata dal linguaggio di dialogo delle piattaforme elettroniche attualmente in uso (es. sistema gestionale G.U.S. e M.I.P.G. web), per cui la consegna del certificato per i poliziotti è comunque pretesa in formato materiale.
Se il problema può essere superato allorquando a rilasciare il certificato è il medico di assistenza primaria, quando la documentazione sanitaria è rilasciata dalla guardia medica o dal pronto soccorso – che si attengono alle disposizioni di dematerializzazione e rilascio di certificazioni in forma digitale — le procedure si complicano notevolmente.
La questione interessa anche la parte operativa della Polizia di Stato. Un esempio su tutti è ben espresso dalle difficoltà che i colleghi sono costretti a superare quando accompagnano gli immigrati nei vari centri di permanenza ove sono accettati solamente certificati medici cartacei, non digitali, corredati di timbro e firma autografa del medico che lo ha rilasciato.
Ecco perché si avverte la necessità di sensibilizzare le articolazioni sanitarie periferiche, circa in nuovo metodo di acquisizione della documentazione in argomento,
Atteso quanto sopra, pur rinnovando gli apprezzamenti per voler finalmente apportare, anche nell’ambito della Polizia di Stato, le innovazioni di semplificazione e dematerializzazione già da tempo adottate nella pubblica amministrazione, si ritiene tuttavia imprescindibile un ulteriore chiarimento circa gli aspetti che riguardano la privacy e il trattamento dei dati sanitari dei poliziotti e come superare le difficoltà che sinora si stanno registrando riguardo la prevista produzione di certificati medici in forma digitale. Con sensi di rinnovata stima e cordialissimi saluti
Il segretario Generale
Felice Romano
