Il rimborso delle spese legali al dipendente assolto con formula piena non può essere negato sulla base di un presunto difetto di diligenza senza concreti riscontri probatori e in palese travisamento della sentenza penale che escluda ogni responsabilità e non profili significative violazioni del dovere di diligenza.
Il principio di diritto è enunciato dal Tribunale Amministrativo Regionale per la Emilia-Romagna (Sezione Prima) nella sentenza n. 00231/2026 del 9 febbraio 2026 che ha annullato il diniego opposto dall’amministrazione e accertato il diritto al rimborso delle spese legali sostenute da un dipendente della Polizia di Stato per la propria difesa in un processo penale definito con sentenza di assoluzione con formula piena “perché il fatto non sussiste”.
L’istanza di rimborso, proposta dal ricorrente, ai sensi dell’art. 18 del d.l. 25 marzo 1997, n. 67 (conv. in l. 23 maggio 1997, n. 135), era corredata dalla documentazione difensiva e dal parere favorevole della Questura di Ravenna circa la sussistenza del nesso di connessione tra i fatti contestati e l’espletamento del servizio.
L’Amministrazione, disattendendo tale parere e senza attivare il previo passaggio di congruità presso l’Avvocatura dello Stato, ha dapprima notificato preavviso di rigetto e poi adottato il diniego, fondandolo sull’assunto che l’operato del ricorrente non sarebbe stato conforme al diligente adempimento degli obblighi istituzionali, criterio che non trova riscontro nella norma di legge e nella circolare ministeriale del 29 marzo 2011.
I Giudici del Tribunale amministrativo hanno accolto il ricorso e condannato l’amministrazione al rimborso alle spese legali al ricorrente.
La sentenza in commento afferma che la normativa in materia si limita a prevedere che le spese sono rimborsate dalle Amministrazioni nei limiti riconosciuti congrui dall’Avvocatura dello Stato, e che possono essere concesse anticipazioni salvo ripetizione in caso di condanna definitiva: il che esclude in radice che l’istanza debba essere corredata da prova del pagamento integrale e definitivo. La circolare ministeriale del 29 marzo 2011, che scandisce le fasi del procedimento (iniziativa; istruttoria, con eventuali richieste di integrazione documentale; richiesta e acquisizione del parere di congruità; preavviso di rigetto in caso di esito negativo), non richiede affatto la produzione di fattura quietanzata quale presupposto dell’an del rimborso.
Nel caso di specie, l’Amministrazione non aveva formulato alcuna richiesta istruttoria integrativa, né aveva interessato l’Avvocatura per il parere di congruità, ponendo in evidenza un vizio di difetto di istruttoria e di violazione delle stesse regole procedimentali interne.
Per quanto concerne il merito del contenzioso, il Tribunale richiama la giurisprudenza amministrativa che ha tracciato, in termini consolidati, i due presupposti indefettibili del rimborso delle spese legali: 1) l’esclusione definitiva della responsabilità del dipendente; 2) la connessione qualificata tra i fatti oggetto del giudizio e l’espletamento del servizio o l’assolvimento di doveri di istituto.
In tali limiti, l’Amministrazione dispone di un potere valutativo, avvalendosi del parere obbligatorio dell’Avvocatura sulla congruità delle somme, parere che – in quanto espressione della più generale funzione consultiva ex art. 13 r.d. n. 1611/1933 – può anche estendersi allo scrutinio dell’an nei confini segnati dalla legge. Così, tra le altre, Cons. Stato, sez. IV, 30 dicembre 2020, n. 8524; Cons. Stato, sez. II, 5 aprile 2023, n. 3515; T.A.R. Lazio, Roma, sez. I, 24 settembre 2021, n. 9893; T.A.R. Campania, Napoli, sez. VI, 13 novembre 2023, n. 6202; sez. VI, 21 dicembre 2022, n. 7965.
Muovendo da tali coordinate, secondo i giudici, nel caso in esame l’Amministrazione ha introdotto un criterio selettivo, non contemplato dalla norma, trasformando il requisito della connessione funzionale in un sindacato di merito sul grado di diligenza del dipendente, che la disposizione non consente di compiere, tanto più in assenza di qualsivoglia accertamento disciplinare e a fronte di una piena assoluzione penale pronunciata perché il fatto non sussiste, la quale esclude ab origine l’esistenza stessa della condotta contestata.
Il quadro normativo, come chiarito anche dalla prassi ministeriale (circolare 29 marzo 2011), non consente di subordinare il rimborso all’accertamento della piena adesione dell’agire del dipendente ad un paradigma di “diligenza esemplare”, bensì al diverso e tassativo requisito della connessione funzionale e all’esito liberatorio del processo.
In tal senso il diniego non può essere giustificato sulla base di un presunto difetto di diligenza non previsto dalla legge, senza alcun concreto riscontro probatorio e in palese travisamento della sentenza penale, la quale esclude ogni responsabilità e non profila significative violazioni del dovere di diligenza, le quali, peraltro, andrebbero comunque considerate ipotetiche prive di prova.
