“È ormai in fase avanzata la digitalizzazione del protocollo, della corrispondenza e degli archivi degli uffici di Polizia, concepita per garantire certezza nella comunicazione con un notevole risparmio sui tempi di gestione e riduzione dei flussi cartacei.
L’attuazione di questa importante progettualità, tuttavia, sta evidenziando limiti che richiedono un urgente intervento per evitare disfunzioni all’utenza e compressione dei diritti del personale, come emerge da varie segnalazioni che giungono dal territorio.
In primo luogo, il sistema è stato introdotto senza una preventiva formazione del personale interessato, esponendo lo stesso a responsabilità in relazione alla possibilità di accessi involontari in aree della banca dati ove siano presenti informazioni sensibili o atti riservati anche di Polizia giudiziaria.
Dal punto di vista tecnico, vengono poi evidenziate lentezza nel trattamento dei dati, limitazioni funzionali, impossibilità di trascinamento dei files e di apertura simultanea di più finestre e presenza di un’interfaccia utente scarsamente intuitiva e poco funzionale.
Si tratta di problematiche che dilatano i carichi di lavoro e le tempistiche di lavorazione, con conseguenze negative rispetto ai cittadini utenti costretti a tempi di attesa significativi anche per sporgere un semplice denuncia o per il rilascio di atti e licenze.
Inoltre, per quel che concerne la ricerca dei precedenti (atti e fascicoli), il nuovo sistema rilascia risultati nulli laddove il vecchio sistema ne evidenziava diversi. Invero, il personale addetto è costretto, spesso, ad operare in assenza della preventiva dematerializzazione dei precedenti cartacei, mentre il fatto che la redazione degli atti in formato cartaceo sia ancora richiesta da molti uffici giudiziari e l’impossibilità di elaborare in forma elettronica atti amministrativi che necessitano dell’applicazione delle marche da bollo producono una deprecabile duplicazione di attività che mina il funzionamento degli uffici e mette a dura prova la tenuta del personale interessato.
Un consistente aggravamento di lavoro deriva, inoltre, dalle disfunzioni dei sistemi di protocollazione come il portale NDR che comporta l’invio della medesima documentazione su canali paralleli.
Infine, viene segnalato che la migrazione della PEC avvenuta nel dicembre 2022, verso il nuovo provider Infocert, prevedendo l’accorpamento delle caselle di posta dei singoli uffici in un’unica casella collegata all’ufficio superiore, secondo il codice CENAPS del medesimo, concentra tutta la corrispondenza in un unico contenitore aggravando il lavoro degli operatori e provocando disservizi all’utenza poiché il sistema non regge la portata di tutta la corrispondenza e va spesso in blocco impedendo e ritardando la lettura delle comunicazioni e l’acquisizione delle informazioni.
Al riguardo, preme altresì segnalare la mancata previsione di una mailbox pec, per ciascun ufficio, dedicata ai dati personali, in linea con la normativa sulla privacy e sulla protezione dei dati sensibili. Sotto questo aspetto, il sistema è stato destinato a incamerare anche informazioni relative alla gestione del personale, rispetto ad alcune delle quali si evidenziano criticità sotto il profilo del rispetto della privacy e della violazione della riservatezza con riferimento, in particolare, a dati ultra sensibili come quelli contenuti nei certificati medici che i singoli dipendenti sono costretti a scannerizzare ed a trasmettere attraverso messaggi di posta elettronica che vengono spesso aperti e letti da chi non risulta abilitato alla trattazione di dati sensibili.
In conclusione, per evidenti limiti di progettazione o di utilizzo, il sistema anziché rendere snella ed efficiente la gestione dei fascicoli e della posta, ne ha rallentato i processi di gestione, provocando continui disagi e ritardi con ricadute sui cittadini destinatari dei servizi finali erogati.
Tutto ciò premesso si chiede un urgente incontro per individuare tempi e modalità utili a condurre a immediata soluzione le problematiche evidenziate”.
