Alcuni colleghi chiedono chiarimenti in ordine a eventuali novità riguardanti la gestione della documentazione nei rapporti con fisco, privati e pubblica amministrazione.
I documenti sono diversi e la loro conservazione rappresenta una necessità. Di seguito e in sintesi il punto sullo stato dell’arte dei termini e dei documenti da conservare in ottemperanza di quanto stabilito dalla legge.
Il tempo di conservazione dei documenti per i privati è connesso al termine di prescrizione fissato dalla legge per i crediti il cui pagamento essi vanno ad attestare.
Assicurazioni:
Se non è previsto alcun termine nel contratto, basta conservare le quietanze per 1 anno. Nel caso in cui le quietanze, tipo le polizze vita, sono utilizzate anche ai fini fiscali, si devono conservare per 5 anni, cioè fino a quando cade in prescrizione il periodo d’imposta in cui sono state sostenute.
Bollette per utenze domestiche:
Le fatture dell’acqua, gas, luce e telefono per uso domestico, si conservano per 5 anni a partire dalla data di scadenza del pagamento. In caso di pagamento tramite banca, si devono conservare anche gli estratti conto della banca dove si attesta l’avvenuto pagamento. Attenzione: se nella bolletta per la fornitura dell’Energia Elettrica è incluso anche il canone TV, allora quella ricevuta va conservata per dieci anni e non più per soli cinque.
Bollettini CANONE TV:
La ricevuta va conservata per 10 anni. La richiesta del canone Rai, così come la quasi generalità dei tributi, si prescrive con il decorso di 10 anni (periodo che deve intercorrere fra la fine di gennaio dell’anno in cui va corrisposto il canone, e quella di notificazione della cartella, salvo atti interruttivi come l’accertamento del l’evasione e l’irrogazione della sanzione). Perciò, le ricevute di pagamento del canone Rai devono essere conservate per 10 anni.
Bollettini IMU (ex ICI):
Dal 2007 e più precisamente con il comma 161 dell’articolo 1 della Finanziaria 2007 (legge numero 296/2007) i termini di prescrizione scadono il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione o il versamento dell’imposta sono stati effettuati o avrebbero dovuto esserlo. Pertanto le ricevute di pagamento vanno conservate per i cinque anni successivi all’anno di pagamento Ad esempio le ricevute di pagamento dell’IMU dovuta per il 2017, andranno conservate fino al 31 dicembre 2022.
Bollo AUTO:
Il documento di pagamento si conserva fino alla fine del terzo anno successivo a quello nel corso del quale è avvenuto il versamento. Lo stesso termine di conservazione vale anche in caso di vendita dell’autovettura. Ultimamente il termine per la conservazione del bollo è stato portato a 3 anni e 4 mesi. Per questo motivo è consigliabile conservare le prove di pagamento per 4 anni. Se, poi, l’importo pagato è stato scaricato fiscalmente, il suddetto periodo si allunga ulteriormente e diventa di 5 anni. Ad esempio: se il bollo è stato pagato, per esempio, il 10 gennaio 2017, sarà necessario conservarne la ricevuta almeno fino 30 aprile 2021, anche se è meglio prorogare tale termine fino alla fine di dicembre dello stesso anno. È questo, infatti, il periodo di tempo in cui è concessa all’ente creditore (in questo caso la Regione) la facoltà di richiedere il pagamento.
Bollettini TARI (ex Tarsu, Tia e Tares):
Come sopra. Le ricevute di pagamento vanno conservate per i cinque anni successivi all’anno di pagamento. Infatti, Il Comune può notificare la richiesta di pagamento della Tari evasa entro la fine del quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione o il versamento sono stati o avrebbero dovuto essere effettuate. Facciamo un esempio: per la TARI dovuta e pagata nel 2017, i cinque anni di prescrizione iniziano a decorrere dal 1° gennaio 2018 e, pertanto, le ricevute di pagamento andranno conservate fino al 31 dicembre 2022.
Cambiali:
Si conservano per tre anni dalla loro scadenza.
Contravvenzioni stradali:
Le ricevute delle multe pagate si conservano per cinque anni, perché questo è il termine, a partire dal giorno della commessa infrazione, che ha a disposizione il Comune, così come previsto dall’art. 28 della legge 24 novembre 1981, n. 689
Dichiarazioni dei redditi:
Le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell’Iva si conservano fino a 5 anni a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione, fatti salvi i differimenti previsti in caso di condoni o sanatorie fiscali.
Documenti di ristrutturazione per la casa:
Le spese di ristrutturazione della casa che hanno dato diritto alla detrazione fiscale nella dichiarazione dei redditi, si devono conservare fino alla fine del quinto anno successivo a quello nel corso del quale è stata detratta l’ultima quota dello sconto Irpef del 36 o del 41% (secondo, cioè, che il diritto andava esercitato in cinque o in dieci anni, o anche in tre anni da parte di alcuni anziani).
Estratti conto bancari:
Si conservano per dieci anni visto che in questo tempo si può impugnare l’estratto conto in caso di errori ed omissioni.
Fatture di alberghi:
I pagamenti relativi agli alberghi si conservano per sei mesi.
Mutui e pagamenti rateali:
Ai fini fiscali, le quietanze delle singole rate si conservano fino alla fine del quinto anno successivo a quello nel corso del quale furono detratti gli interessi passivi pagati. Per i rapporti con la banca, però, è consigliabile conservarle fino a 10 anni dalla scadenza, in quanto questi debiti, sebbene rimborsabili in rate semestrali o annuali, non sono soggetti alla prescrizione breve di cinque anni, ma a quella ordinaria decennale (Cassazione, sezione seconda, 30 agosto 2002, n. 12707).
Parcelle dei professionisti:
Le fatture pagate ai professionisti di conservano per tre anni dalla fine della prestazione.
Rette scolastiche e iscrizioni a corsi sportivi:
Le ricevute di iscrizione a scuole o palestre private si conservano per 1 anno.
Ricevute di affitto:
Le ricevute dei pagamenti devono essere conservate per cinque anni.
Ricevute spedizionieri e trasportatori:
Si conservano per un anno o per 18 mesi, se il trasporto è effettuato fuori dall’Europa.
Scontrini di acquisto:
Lo scontrino fiscale, che vale anche come garanzia, si conserva per tutta la durata della garanzia stessa (due anni per il consumatore finale, un anno per il professionista che li acquista con la Partita Iva).
